Het nieuwe werken - het kantoor zonder kantoor - is Curaçao er klaar voor?

Tijdens de lockdown, inmiddels ruim drie kwart jaar terug hebben de meeste professionele dienstverleners waaronder accountantskantoren, maar ook veel andere ondernemingen, noodzakelijkerwijs hun kantoor compleet digitaal ingericht. Tijdens een periode van 6 weken is niet of nauwelijks gebruik gemaakt van de kantoorfaciliteiten.

Na de lockdownperiode van 6 weken, toen de curve in Curaçao, voldoende was afgevlakt, heerste er vooral opluchting...; we mogen weer naar buiten en hoeven niet meer thuis “opgesloten” te zitten. Sommige collega’s vertelden me dat ze tijdens de lockdown het gevoel hadden dat de muren op een gegeven moment op ze afkwamen. Ook voor alleenstaande collega’s was het vanuit een emotioneel oogpunt soms best even slikken. Anderzijds gaven veel collega’s juist aan dat het thuiswerken ze erg goed beviel, zelfs ondanks de bij tijd en wijle uitdagende situaties om bijvoorbeeld te jongleren tussen werk en home schooling.

Wat me opviel na de lockdown, is dat een groot gedeelte van de medewerkers, voor wat betreft werkomgeving, terugging naar ‘business as usual’. Oftewel, terug naar kantoor en niet – of slechts beperkt – op afstand werken. Het leek erop alsof de stap voorwaarts die gemaakt is richting een meer flexibele werkomgeving, ondanks de goede ervaringen, niet de ‘preferred way of working’ was.

In november klopte de tweede golf bij ons aan de deur. In tegenstelling tot de maatregelen van afgelopen voorjaar, is er nu (gelukkig) geen sprake geweest van een volledige lockdown. “Werk zo veel als mogelijk thuis”, is het uitdrukkelijke verzoek van het rampenteam. Een verzoek waar niet iedereen blij mee is.

Waarom lijkt het er nu op dat we na de eerste golf grotendeels terug zijn gegaan naar het oude normaal?

Uit gesprekken met een aantal Curaçaose professionele dienstverleners, kreeg ik onder meer de volgende punten terug:

• Het kantoor is nog niet volledig digitaal ingericht. Verschillende documenten zijn bijvoorbeeld nog hardcopy en fysiek op kantoor, terwijl kantoor tijdens de lockdown niet c.q. beperkt benaderbaar was.
• Een groot gedeelte van de werknemers beschikt niet over laptops maar werkt op desktopcomputers. Tijdens de lockdown was het daardoor niet altijd mogelijk om op afstand te werken. En ondanks dat de werkgever bereid bleek te investeren, bleken laptops niet (voldoende) lokaal voorradig. Op enig moment bleek er zelfs sprake te zijn van wachttijden van maanden, wat voorheen enkele dagen tot twee of drie weken was.
• “Mijn thuiswerkplek is niet handig ingericht en ik beschik niet over de middelen om dit in te richten. Daarnaast, als ik ervoor kies om thuis in een gekoelde omgeving te werken, dan heb ik aan het einde van de maand een hogere energierekening, waarvoor ik geen tegemoetkoming krijg van mijn werkgever.”
• IT en telefonie bleek niet altijd op de juiste manier ingericht om thuiswerken te faciliteren. Voorbeelden zijn het ontbreken van VPN-verbindingen en het feit dat nog niet iedereen over een voice-over-IP- app beschikt waar zijn/haar vaste nummer aan gekoppeld is.

Er bestaat een spanningsveld over hoe op afstand werken ervaren wordt door de verschillende generaties (baby boomers, generatie X, Y en Z). Met name baby boomers en generatie X werken het liefst in een omgeving waar er sprake is van menselijke interactie, terwijl dit minder noodzakelijk wordt geacht door de latere generaties. De mens is een sociaal dier en geen ondergeschikte van een machine. Je kan bijvoorbeeld meer rendement krijgen als je het sociale er buiten laat, maar op de lange termijn werkt dit averechts.

Tijdens de verplichte lockdown was het verschil tussen werk en privé diffuus geworden. Het ging in elkaar over en uiteindelijk werkte ik langer dan contractueel noodzakelijk was.

Uit nieuwsgierigheid heb ik in mijn vriendenkring de vraag gesteld: “Ben je bereid zelf te investeren in het creëren van een werkplek aan huis, bijvoorbeeld een goede bureaustoel, een bureau, een monitor, keyboard, etc.

Het antwoord was unaniem “nee”. De nee volgde door “zoveel verdien ik niet dat ik me dat kan veroorloven” of “zoiets zou mijn werkgever dan toch moeten betalen?”.

Zelfs op mijn vraag of een fiscale tegemoetkoming via de inkomstenbelasting een antwoord zou opleveren bleek het antwoord nog steeds “no way” te zijn, aangezien de voorfinanciering dan nog steeds bij mijn vrienden (lees; de werknemer) ligt.

En dat terwijl de voordelen legio zijn. Flexibel werken betekent voor velen een hogere productiviteit. Het vermindert files, het vermindert onze CO2-uitstoot en het biedt werkgevers potentieel een forse besparing op huisvestingskosten.

Wellicht is het een overweging voor de wetgever om fiscale faciliteiten voor werkgevers te creëren om flexibel werken te faciliteren en hier bijvoorbeeld eisen aan te stellen met betrekking tot het gebruik van bedrijfsruimte. Is het namelijk nog wel nodig om een bedrijfspand van 3.000 m2 te gebruiken voor 100 werknemers?

Als werkgever komt bij mij de volgende vraag op: ik investeer ongeveer ANG 5.000 in de inrichting van de werkplek bij iemand thuis. Het zijn dus bedrijfsactiva, welke op de balans van mijn organisatie worden geregistreerd. Valt deze inventaris nu ook onder mijn bedrijfsverzekering? Bieden de huidige verzekeringspolissen de ruimte om inventaris te verzekeren indien deze over meer dan 50 adressen verspreid is?

Mijn ervaring is dat veel Curaçaose organisaties hun bedrijfsactiva niet dermate nauwkeurig registreren in bijvoorbeeld een assetmanagement systeem dat het ook goed aantoonbaar is richting een verzekeraar waar welke activa zich precies bevinden. Het zou logisch zijn te veronderstellen dat verzekeraars specifieke eisen aan zulke registraties gaan stellen in geval dergelijke verzekeringsvraagstukken zich voordoen.

Als een werkgever bewust de keuze maakt om een deel van de werkzaamheden op afstand uit te laten voeren – zeg bijvoorbeeld dat gemiddeld 30% van het personeelsbestand thuis werkt – zal zij ook keuzes maken met betrekking tot de kantooromvang. Dit levert niet alleen een besparing op in huurkosten, maar ook in de operationele kosten voor kantoorfaciliteiten, zoals water, licht, koffie, kantoorartikelen, etc. Om dergelijke thuiswerkscenario’s mogelijk te maken is met name een stabiele stroom- en internetvoorziening van belang, waar de komende jaren vanuit een beleidsperspectief voldoende aandacht aan zal moeten worden besteed om dit te kunnen realiseren.

Ten slotte zullen onderneming die dergelijke thuiswerkscenario’s nastreven kritisch moeten beoordelen of de continuïteit en beveiliging van de IT-omgeving voldoende gewaarborgd is of kan worden. Worden remote devices in voldoende mate geback-upt en zijn deze afdoende beveiligd (zowel fysieke als logische toegangsbeveiliging). Veelal zal hierbij ook de vraag ontstaan in hoeverre de organisatie de betreffende IT-processen zelf wil (blijven) beheren, of dat dit efficiënter en effectiever kan door middel van outsourcing.

In een dergelijk outsourcingsituatie dient de onderneming vooral rekening te houden met duidelijke afspraken omtrent response- en turn-around time in geval van defecten, beschadigingen, diefstal of andere calamiteiten. Bovendien dient duidelijkheid te bestaan over de snelheid van eventuele vervanging c.q. reparatie. Als onderneming wil je immers je bedrijfsonderbreking minimaliseren. Tegelijkertijd wil je het risico op eventuele cybersecurity incidenten beperken. Daardoor ontstaat de vraag in hoeverre een dienstverlener beschikt over de juiste beveiligingsmaatregelen en hoe dit valt vast te stellen. Beschikt men bijvoorbeeld over een ISO 27001 certificering?

Wij houden vast aan onze gewoonte en leven doorgaans in sociale kuddes. Het is daarom heel logisch dat we het liefst terug kruipen naar “het oude normaal”. Tegelijkertijd biedt “het nieuwe normaal” tal van mogelijkheden en kansen. Als professionele dienstverlener ben ik van mening dat onze manier van werken in het nieuwe normaal onomkeerbaar is. Pandemieën – zoals COVID-19 – hebben zich in deze mate in geen jaren voorgedaan. De wereld is erdoor verrast. Curaçao is daar geen uitzondering op. En terwijl onze economie een enorme deuk heeft opgelopen als gevolg van de vele beperkingen die ons door COVID-19 en het daaruit voortvloeiende beleid worden opgelegd, ben ik van mening dat we moeten blijven zoeken naar de mogelijkheden om onze rendementen te verhogen.

De Curaçaose economie kan het zich niet veroorloven om te wachten tot wave 3 of een andere pandemie zich aankondigt om dan pas in actie te komen. Om het nieuwe normaal gemeengoed te laten worden op Curacao, en om niet terug te vallen in het ‘oude normaal, is een nieuwe mind-set nodig bij verschillende besluitvormers, zoals bijvoorbeeld werkgevers, verzekeraars, beleidsmakers en de fiscus. Deze verandering zal hand in hand moeten gaan met beleidskeuzes op het gebied van utiliteit en fiscale wetten.

Onze economie kan het zich niet veroorloven dat wij langer stil blijven staan, of een stap terugdoen naar het oude normaal. Zijn we er klaar voor? Vast niet, maar we gaan er toch voor!

Marisol Roosberg RA is partner assurance bij Grant Thornton Curaçao